AI Magnifico Rettore
Università degli Studi di Padova
Via VIII febbraio, 2
35122 Padova

RICHIESTA DI CONCESSIONE IN USO TEMPORANEO DI SPAZI E LOCALI
ORTO BOTANICO - UNIVERSITÀ DI PADOVA

□ Struttura dell’Università

Il sottoscritto (nome e cognome) …………………………....................................................................................
in servizio presso l’Università con qualifica…………………………………………………………………………....
in qualità di responsabile/delegato del responsabile della Struttura...................................................................
tel/cell.……..…………………………………….… e-mail………………………………………………………….......

□ Soggetto pubblico o privato esterno all’Università

Il sottoscritto (nome e cognome) ……………………………………….……………….…………………..………....
in qualità di/delegato dal legale rappresentante di (ragione sociale) .,………………………….……………….... (sede/indirizzo)……………………………………….P.IVA/C.F……………………………………..…..………….....
tel/cell…....……………………………..……...……. e-mail…………………………………………………………....
chiede la concessione dei seguenti spazi dell’Orto botanico in uso temporaneo
Auditorium 
(max 170 posti + 5 posti relatori su pedana)	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………. dalle ore……….... alle ore..................
data…………………………….....dalle ore…………. alle ore……....…
…………………………………………………………………………………	
Auditorium, configurazione estesa (max 400 posti, a seconda della tipologia di attività proposta, dell’allestimento e/o dei servizi attivati)	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………..dalle ore…….….. alle ore...................
data………………………………..dalle ore………... alle ore…………....
…………………………………………………………………………………	
Sala colonne 	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………..dalle ore……..….. alle ore..................
data………………………………..dalle ore……….... alle ore……………
…………………………………………………………………………………	
Foyer piano terra	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………..dalle ore…..…….. alle ore..................
data………………………………..dalle ore……..….. alle ore……………
…………………………………………………………………………………	
Foyer primo piano	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………..dalle ore……….... alle ore..................
data………………………………..dalle ore……….... alle ore……………
…………………………………………………………………………………	
Terrazzo	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………..dalle ore…..…….. alle ore..................
data………………………………..dalle ore……..….. alle ore……………
…………………………………………………………………………………	
Giardino fronte serre	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………..dalle ore…..…….. alle ore..................
data………………………………..dalle ore……..….. alle ore……………
…………………………………………………………………………………	
Altri spazi (ove concordati con il concedente):
……………………….................	data e orari indicativi di utilizzo (compresi allestimenti/disallestimenti):
data………………………………..dalle ore……..….. alle ore..................
data………………………………..dalle ore……..….. alle ore……………
…………………………………………………………………………………	

per l’iniziativa
□ congresso / convegno internazionale    
□ congresso / convegno nazionale (se ECM □ si □ no)
□ conferenza
□ seminario / workshop
□ corso di formazione (se ECM □ si □ no)
□ meeting aziendale
□ aperitivo / cena
□ altro ……………………………………………………………………………………………………………………...

con modalità di partecipazione
□ evento su invito
□ evento aperto al pubblico 

□ partecipazione a pagamento
□ partecipazione gratuita

con numero partecipanti previsti …………………………………………………………………………………….

Breve descrizione dell’iniziativa*
Titolo, finalità, ambito……………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………
Sito web……………………………………………………………………………………………………………………
E’ stato concesso il patrocinio da parte dell’Università di Padova, di una Struttura dell’Università o di altri enti/istituzioni?   
□ Sì      □ In fase di richiesta       □ No 
Se sì, o in fase di richiesta, specificare da parte di quale Struttura dell’Università o di quale ente/istituzione:
……………………………………………………………………………………………………………………………....

L’iniziativa prevede il contributo di sponsor e/o attività promozionale di beni e servizi?   
□ Sì      □ No        
Se sì, specificare se sono presenti stand/punti espositivi e in che numero:..……………………………………....                     
……………………………………………………………………………………………………………………………....
* Unitamente alla presente modulistica, è necessario allegare il programma dell’iniziativa anche se provvisorio

Allestimenti e attrezzature tecniche
Tutti gli spazi in concessione, ad eccezione dell’Auditorium, si intendono non allestiti e privi di attrezzature tecniche (cfr. Tariffario e condizioni d’uso di spazi e locali allegato al Regolamento vigente). 

Qualora sia richiesto l’uso dell’Auditorium indicare quale allestimento palco si prevede per l’iniziativa:
□ tavolo relatori con microfoni fissi e podio microfonato (allestimento a conferenza, max 5)
□ poltroncine e radiomicrofoni (allestimento a talk show, max 5)
□ palco non allestito e radiomicrofoni
L’Auditorium è dotato delle seguenti attrezzature e servizi tecnici a disposizione del concessionario, inclusi nel canone: assistenza di un tecnico dedicato audio/video, impianto di videoproiezione, amplificazione audio, pc portatile, connessione internet su rete fissa e wi-fi, registrazione audio/video da telecamera fissa, n. 2 radiomicrofoni, n. 1 radiomicrofono ad archetto. 

Per l’iniziativa l’organizzatore prevede ulteriori servizi tecnici (non inclusi)? 
□ Sì      □ No  
Se sì, specificare:
□ registrazione audio/video con telecamere aggiuntive
□ streaming audio/video con telecamera fissa
□ streaming audio/video con telecamere aggiuntive
□ traduzione simultanea
□ altro, specificare...................................………………………………………………………………………...........

La struttura è dotata inoltre dei seguenti materiali a disposizione del concessionario, inclusi nel canone. Indicare quali sono previsti per l’iniziativa:
□ bancone reception
□ pannelli porta poster (specificare numero, max 40 bifacciali) ..........................................................................
□ tavoli di appoggio (specificare numero e tipo di utilizzo, max 20) ………………………………………………...
□ sedie (specificare numero e tipo di utilizzo, max 50) .......................................................................................

Per l'iniziativa si richiede l’autorizzazione a realizzare ulteriori particolari allestimenti negli spazi concessi (non inclusi nel canone, a cura del richiedente)?   
□ Sì      □ No                                            
Se si, specificare di che tipo e in che spazio (in tal caso è necessario allegare il progetto allestitivo alla presente modulistica) .......................................................................................................................................
………………………………………………………………………………………………………………………………

Altri servizi       
E’ previsto un servizio di ristorazione durante l’evento?                                                                                                 
□ Sì      □ No 
Denominazione, email e recapiti telefonici del soggetto incaricato del servizio:
…………………………………………………………………………………………………………………..................

L’iniziativa prevede visite guidate al Sito?   
□ Sì      □ No

Contatti del referente/agenzia incaricato dell’organizzazione operativa dell’iniziativa
Nome e cognome……………………………………………………………………………...………………………….
ente/azienda/agenzia………………………………………………………………………....…………………………..
tel/cell………………………………………………..e-mail………………………………..…..………………………...

Informazioni sui pagamenti
Specificare i dati del soggetto/ente/società che effettua il pagamento e verso il quale verrà emessa la fattura:
□ Struttura Università 	□ Soggetto pubblico 	□ Soggetto privato
Cognome e Nome/Denominazione …………………………................................................................................
C.F./P.IVA ...……………………………………………………………………………………………………………...
tel/cell........……………………………………… e-mail………………………………………………………………...
Se il richiedente è una Struttura dell’Università: l’Amministrazione Centrale provvede ad emettere nota di addebito e le modalità di pagamento sono quelle disciplinate dalla regolamentazione interna di Ateneo.
Se il richiedente è un soggetto privato esterno all’Università: il pagamento del canone di concessione deve essere disposto entro il termine di 7 giorni prima dello svolgimento delle attività autorizzate, salvo diversi casi concordati con il concedente. I dati richiesti saranno inviati al sistema Pago Atenei di CINECA per consentire all'interessato di effettuare i pagamenti elettronici nei confronti dell'Università tramite il circuito PagoPA. I dati saranno trattati in conformità al Regolamento UE 679/2016. Per ulteriori approfondimenti si rimanda a: https://www.unipd.it/informativa-pagamenti
Se il richiedente è un soggetto pubblico esterno all’Università: il pagamento deve essere disposto entro 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura elettronica.		
La concessione in uso temporaneo di spazi e locali è subordinata all'accettazione di tutte le prescrizioni del Regolamento per la concessione in uso temporaneo di spazi e locali e per la concessione dei diritti di utilizzo e di riproduzione delle immagini dell’Università degli Studi di Padova, dell’Allegato B -Tariffario e condizioni d’uso spazi e locali di rappresentanza e del Disciplinare d’uso allegato alla presente richiesta. Il sottoscritto, sotto la propria responsabilità, dichiara di aver preso visione dei documenti citati e di accettarli integralmente.
Il sottoscritto, in particolare:
1.	dichiara di essere a conoscenza che spazi e locali, qualora concessi, non possono essere utilizzati per finalità diverse da quelle indicate e non sono cedibili a terzi; ogni eventuale diverso utilizzo da quello dichiarato deve essere espressamente autorizzato dal concedente. Il sottoscritto è altresì a conoscenza che il concedente si riserva comunque la facoltà di non concedere l'autorizzazione a sua esclusiva insindacabile valutazione. La concessione di spazi e locali si intende perfezionata con la comunicazione ufficiale dell’autorizzazione da parte del concedente tramite i competenti Uffici;
2.	dichiara di essere a conoscenza che l’Università di Padova è esente da ogni responsabilità per danni a cose o persone provocati, conseguenti o comunque occasionati da qualsivoglia attività dei concessionari;
3.	dichiara di essere a conoscenza che l’invio del preventivo è subordinato all’autorizzazione da parte del Rettore alla concessione in uso temporaneo degli spazi e dei locali. Il presente modulo costituisce la base per la formulazione del preventivo. Nel caso in cui, a seguito dell’invio del preventivo, vengano richiesti servizi aggiuntivi o modifiche, quest’ultimo potrà subire variazioni e rimodulazioni sulla base delle integrazioni richieste;
4.	allega alla presente richiesta:
X Programma dell’iniziativa, anche in bozza (obbligatorio)
□ Progetto allestitivo (necessario nel caso in cui l’iniziativa preveda particolari allestimenti)

Data ________________			        Firma del richiedente ________________________

Per informazioni:
Ufficio Eventi permanenti - Area Comunicazione e Marketing - Università di Padova 
tel.: 049-827.2165 – eventi@ortobotanicopd.it - www.ortobotanicopd.it

Allegato alla richiesta

DISCIPLINARE D’USO PER LA CONCESSIONE DI SPAZI E LOCALI 
ORTO BOTANICO - UNIVERSITÀ DI PADOVA

Fatto salvo quanto stabilito nel Regolamento per la concessione in uso temporaneo degli spazi e locali e per la concessione dei diritti di utilizzo e di riproduzione delle immagini dell’Università degli Studi di Padova e nell’Allegato B - Tariffario e condizioni d’uso spazi e locali di rappresentanza il concessionario si impegna fin d’ora a rispettare le seguenti condizioni generali d’uso: 
1. Il concessionario si impegna ad utilizzare gli spazi richiesti esclusivamente per lo svolgimento dell'iniziativa oggetto di autorizzazione e a non cederne a terzi l'utilizzo. Ogni variazione di spazi, data, iniziativa, allestimento rispetto a quanto già autorizzato deve essere precedentemente concordata con il concedente e può essere oggetto di una nuova autorizzazione. 
2. Il concessionario riconosce che l'Università può revocare in qualunque momento la concessione per cause non dipendenti dalla volontà dell'Ateneo, in particolare per ragioni attinenti la sicurezza e l'ordine e/o la sanità pubblica, nonché per cause di forza maggiore e per sopravvenuta necessità di adempiere alle proprie attività istituzionali. Nel caso di revoca della concessione, il concessionario, fatta salva la restituzione di quanto eventualmente versato a titolo di canone, non ha diritto al risarcimento di danni o ad altri indennizzi.
3. Il recesso del concessionario esercitato in un tempo inferiore ai dieci giorni precedenti la data di inizio dell’evento può comportare l'applicazione da parte dell'Università di una penale del 50% del corrispettivo complessivo concordato, oltre al risarcimento di eventuali spese già sostenute. 
4. Il concessionario dichiara espressamente di essere a conoscenza che gli spazi autorizzati possono essere utilizzati solo per attività compatibili con la loro destinazione e funzione. Il concessionario dichiara altresì di aver preso visione e/o di conoscere le caratteristiche strutturali e tecniche degli spazi e dei servizi e che gli stessi sono idonei all'utilizzo richiesto, esonerando l'Università da qualsiasi responsabilità al riguardo.
5. La concessione in uso degli spazi comporta il rispetto e il corretto uso dei locali e di quanto in dotazione degli stessi. È fatto divieto assoluto di effettuare ritocchi di colore e di imbiancature, operazioni di taglio, fori in pannelli, pavimenti e strutture in genere, nonché alterazioni o manomissioni di strutture, arredi, impianti, attrezzature e suppellettili. L’affissione di locandine, manifesti o altro è consentita negli appositi spazi ed è altresì vietata su porte, pareti o pannelli segnaletici.
6. L’utilizzo diretto di impianti e attrezzature in dotazione agli spazi dell’Università da parte di personale individuato dal concessionario deve essere espressamente e preventivamente autorizzato dal concedente. 
7. L'eventuale utilizzo di attrezzature di terzi o di proprietà del concessionario deve essere previamente autorizzato dal soggetto concedente. Le modalità di immissione di tali attrezzature nei locali e le modalità di utilizzo devono essere preventivamente concordate con il concedente. In ogni caso, l’onere della valutazione del rischio ricade sul concessionario. Tali attrezzature devono avere tutte le certificazioni richieste a norma di legge.
8. L'eventuale utilizzo dei servizi e/o attrezzature di terzi o di proprietà del concessionario, qualora autorizzato, non comporta una riduzione del canone. Analogamente l’utilizzo parziale dei servizi ordinari offerti dal concedente non comporta il diritto ad alcuna riduzione del canone.
9. Qualsiasi allestimento aggiuntivo e/o posizionamento di ulteriore arredo deve essere preventivamente autorizzato dal soggetto concedente ed eventualmente realizzato a cura e a spese del concessionario, nel rispetto di tutte le norme tecniche e misure di sicurezza vigenti. Le strutture eventualmente impiegate dal concessionario devono essere autoportanti, salvo eccezioni concordate con il concedente.
10. Il concessionario dichiara di essere a conoscenza che l’attività di ristorazione, quando autorizzata, può essere svolta solamente in spazi e orari definiti e secondo specifiche modalità di realizzazione concordate preventivamente con il concedente. Il servizio di catering opera a carico del concessionario, sotto la sua responsabilità ed è tenuto ad accettare espressamente il presente Disciplinare d’uso.
11. Il concessionario deve assicurare che siano rispettate le condizioni imposte dalla normativa vigente in materia di igiene, sicurezza degli ambienti, dei lavoratori e (ove applicabile) della produzione e somministrazione di alimenti e qualsivoglia altro vincolo d’uso esistente. Il concessionario si impegna altresì al rispetto dei protocolli in materia di sicurezza adottati dall’Università di Padova.
12. È cura del concessionario vigilare affinché siano lasciate libere e ben visibili le vie di fuga, le uscite di sicurezza, come pure gli estintori, gli idranti e i cartelli segnaletici. Il concessionario deve prendere anticipatamente conoscenza dei percorsi d’esodo, delle uscite di emergenza, dei presidi di sicurezza e delle procedure da seguire in caso di evacuazione indicate nelle planimetrie affisse all’interno dei locali. Deve inoltre vigilare perché sia rispettata la capienza massima prevista per ciascuno spazio utilizzato.
13. È cura del concessionario far rispettare il divieto di fumo dentro le sale e in tutte le aree secondo la normativa vigente, il divieto di introdurre nei locali sostanze infiammabili o pericolose e il divieto di utilizzo di fiamme libere all’interno delle sale.
14. Il concessionario è ritenuto responsabile degli eventuali danni a cose o persone, ammanchi e manomissioni verificatisi durante il periodo di utilizzo delle sale e manleva il concedente da eventuali pretese di terzi al riguardo. Il soggetto concedente ha la facoltà di disporre in ogni momento appositi sopralluoghi al fine di verificare il rispetto di quanto contemplato nel disciplinare d'uso e, in caso di accertata inosservanza, di adottare gli opportuni provvedimenti.
15. Il concedente declina ogni responsabilità inerente la custodia dei beni di proprietà di terzi introdotti nei locali in conseguenza dell’evento e per i danni da chiunque arrecati a tali beni e il concessionario manleva il concedente da eventuali pretese sue o di terzi al riguardo. A copertura di tale responsabilità il concedente, qualora ne ravvisi la necessità, può richiedere la presentazione di idonea polizza assicurativa. In caso di esposizione di beni soggetti a leggi di tutela, che quindi necessitino di particolare vigilanza, la spesa per tale servizio resta a carico del concessionario.
16. Sono a carico del concessionario gli adempimenti in materia di obbligo di comunicazione all'Autorità di Pubblica Sicurezza o di diritto d'autore o di altri obblighi e autorizzazioni previsti dalla normativa in vigore in relazione al tipo di manifestazione.
17. AI termine del periodo di utilizzo il concessionario deve lasciare spazi e locali nello stesso stato d'uso o funzionamento in cui li ha ricevuti e ripristinare il preesistente stato dei luoghi. Gli spazi concessi devono essere liberati immediatamente alla fine dell’evento, salvo diverso accordo con il concedente. Decorso il termine previsto, documenti e materiali sono eliminati con oneri a carico del concessionario e senza obblighi e responsabilità alcuna da parte dell’Università.
18. Il concessionario dichiara inoltre di essere a conoscenza e sottoscrivere le seguenti direttive operative per lo svolgimento di eventi presso l’Orto botanico:
•	le attività di allestimento e disallestimento si devono svolgere entro le due ore dall’orario di inizio e/o fine dell’evento; ogni esigenza particolare deve essere preventivamente segnalata e concordata con l’Ufficio. Qualora queste attività richiedano l’occupazione degli spazi per un tempo superiore o dovessero avvenire in giornate differenti da quella dell’evento, la tariffa di concessione concordata potrebbe subire variazioni;
•	la consegna e/o il ritiro di eventuale materiale destinato all’evento sono a carico e cura del concessionario e devono avvenire entro i tre giorni precedenti e/o successivi la data dell’evento, salvo diversi accordi con l’Ufficio. Gli orari di consegna e di ritiro dei materiali devono sempre essere preventivamente concordati;
•	la realizzazione di locandine relative all’evento è a carico e cura del concessionario. Nella predisposizione del materiale grafico, il concessionario è tenuto a seguire le indicazioni tecniche (tipologia, formato) fornite dall’Ufficio. La segnaletica destinata alle zone di passaggio dei visitatori dell’Orto botanico non deve risultare invasiva e comunque deve sempre essere preventivamente concordata e validata dall’Ufficio. È fatto divieto dell’utilizzo di loghi e/o immagini dell’Ateneo, che restano oggetto di specifica e separata autorizzazione;
•	per gli eventi che si svolgono in orario di apertura al pubblico dell’Orto botanico, ai partecipanti è garantita l’entrata e l’uscita attraverso il medesimo ingresso utilizzato dai visitatori, senza aggravio di costi per il concessionario. Il concessionario può far richiesta di una via di accesso ulteriore e/o differente, sostenendo le spese per il relativo servizio di presidio;
•	il concessionario si impegna a fornire all’Ufficio una lista dei partecipanti all’evento e/o dotare gli stessi di badge/tesserini identificativi per facilitare le operazioni di riconoscimento da parte del personale di biglietteria e sorveglianza in servizio;
•	il concessionario è tenuto a rispettare durante l’evento le capienze previste per le singole sale; in caso di superamento del limite massimo, l’Ufficio si riserva la facoltà di vietare l’accesso a ulteriori partecipanti sia allo spazio dell’evento che al Sito;
•	il servizio di ristorazione, ove previsto, deve svolgersi esclusivamente all’interno degli spazi autorizzati nell’ambito della concessione. Il consumo di cibi e bevande deve limitarsi alle sale previste e, durante gli orari di apertura al pubblico dell’Orto botanico, mai avvenire nelle zone di passaggio dei visitatori;
•	durante gli orari di apertura al pubblico dell’Orto botanico, materiali e stand espositivi di eventuali sponsor e operatori commerciali partecipanti all’evento devono essere posizionati esclusivamente all’interno delle sale autorizzate e mai nelle zone di passaggio dei visitatori;
•	nel caso di visite guidate organizzate nell’ambito degli eventi in concessione, il concessionario si impegna a far rispettare gli orari di partenza e i turni di servizio concordati. Nel caso di ritardi le visite guidate potrebbero non essere garantite; la loro fruizione parziale e/o il mancato utilizzo non comportano alcuna diminuzione dei costi;
•	nel caso di convegni, conferenze e meeting con partecipazione a iscrizione, il concessionario è tenuto a concordare preventivamente con l’Ufficio le modalità e i costi per l’accesso al Sito e/o alle visite guidate di eventuali accompagnatori dei partecipanti iscritti;
•	per tutta la durata dell’evento il concessionario ha a disposizione fino a un massimo di tre parcheggi interni al Sito. Eventuali ulteriori veicoli possono accedere al parcheggio esclusivamente per il tempo necessario allo svolgimento delle attività di carico/scarico;
•	la chiusura degli eventi deve avvenire non oltre le ore 24.00, orario entro il quale gli ospiti devono già essere usciti dall’Orto botanico. Ogni esigenza particolare è da segnalarsi e concordarsi in anticipo con l’Ufficio;
•	il concessionario si impegna a far rispettare ai partecipanti al proprio evento tutte le norme indicate nel “Codice del visitatore dell’Orto botanico”, pubblicate sulla pagina web del Sito.

Per informazioni:
Ufficio Eventi permanenti - Area Comunicazione e Marketing - Università di Padova 
tel.: 049-827.2165 – eventi@ortobotanicopd.it - www.ortobotanicopd.it